Código: MAT2
Reglamento Gestión de Información Documentada
Versión: 2.0 (Corregida)
1. Objeto y Alcance
Este reglamento establece las directrices para la creación, actualización, control, distribución, protección, conservación y disposición final de toda la información documentada que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de Nova Telecom Mat2.
Su aplicación es obligatoria para todo el personal que genere, utilice o gestione documentos dentro del marco del SGC.
2. Definiciones Clave (Según ISO 9001:2015)
- Información Documentada: Información que la organización debe controlar y mantener, y el medio en el que está contenida.
- Mantener Información (Documentos): Referencia a procedimientos, manuales e instructivos (son documentos vivos, modificables).
- Conservar Información (Registros): Referencia a la evidencia de resultados, como informes y registros de inspección (no modificables tras su emisión).
- Documento Externo: Normas técnicas, legislación o manuales de proveedores necesarios para el SGC.
3. Creación y Actualización
3.1 Identificación
- Título: Claro y conciso.
- Fecha de Vigencia: Indica cuándo entra en vigor.
- Identificador Único: Código o nombre de archivo único.
3.2 Formato y Medios de Soporte
- El formato estándar para distribución final es PDF (para asegurar integridad).
- Resguardo de Editables: Los archivos fuente (Word, Excel, Visio) deben almacenarse obligatoriamente en la carpeta designada del Repositorio Oficial (SharePoint/OneDrive) con acceso restringido a editores, para permitir futuras actualizaciones.
4. Control de la Información (Cláusula 7.5.3)
4.1 Disponibilidad y Acceso
La información debe estar disponible donde se necesite. El acceso será mayoritariamente de Solo Lectura.
4.2 Almacenamiento y Protección (Backups)
El área de TI es responsable de ejecutar los respaldos según la Política de Seguridad de la Información. La integridad se protege mediante permisos NTFS o de SharePoint.
4.3 Control de Cambios
Toda versión obsoleta digital debe ser movida a la carpeta "OBSOLETOS" o eliminada del acceso general inmediatamente tras la publicación de la nueva versión.
Anexo 1: Directrices para Plataformas Web
Adaptación específica para entornos digitales dinámicos (CMS, Blogs, Portales).
| Concepto Tradicional | Adaptación Web |
|---|---|
| Firma de Aprobación | Log de auditoría en el CMS, Ticket en Jira/ServiceNow con estado "Approved", o email de confirmación archivado. |
| Control de Versiones | Historial nativo del CMS (WordPress, Drupal, etc.) o repositorio de código (Git). |
Flujo de Trabajo Web (Optimizado)
- Solicitud: Vía ticket o formulario.
- Creación/Edición: En entorno de Staging/Borrador.
- Revisión: Dueño del contenido (Marketing/Producto).
- Aprobación:
- Cambios Menores (Typos, fechas): Aprobación directa del Dueño del Proceso.
- Cambios Estructurales/Legales: Requiere validación del Responsable del SGC.
- Publicación (Deploy): Pase a producción.
Anexo 2: Matriz de Retención y Disposición
| Tipo de Información | Ejemplos | Retención Mínima | Disposición Final |
|---|---|---|---|
| Documentos del Sistema (Obsoletos) | Manuales, Procedimientos antiguos | 2 años post-vigencia | Archivo Histórico Digital |
| Registros de Auditoría | Informes, No Conformidades | 3 años | Archivo Histórico |
| Registros de Personal | Evaluaciones, Capacitaciones, Competencias | 5 años (Ley Laboral) | Destrucción Segura / Anonimización |
| Registros Fiscales/Operacionales | Contratos, Facturas, Órdenes de Compra | 6 años (Código Tributario) | Destrucción Segura |
| Registros de Mejora | Acciones Correctivas, Análisis de Causa | 3 años | Archivo Histórico |
Registro de Aprobaciones
Elaborado por:
Luis Rojas Dutra
Revisado y Aprobado por:
Sergio Yaksic Besoain
Historial de Modificaciones
| Rev. | Fecha | Descripción | Responsable |
|---|---|---|---|
| 0 | 13-11-2025 | Creación inicial del documento. | L. Rojas |
| 1 | 13-11-2025 | Inclusión de Matriz de Retención. | L. Rojas |
| 2 | 26-11-2025 | Versión Corregida: Ajuste de plazos legales de retención, inclusión de gestión de editables y optimización de flujo web. Estado actualizado a Aprobado. | S. Yaksic |